編集しやすさを重視する。資料の装飾には時間をかけない。

Googleで「業務フロー」で検索すると、よくあるのが図形を線でつなぐタイプのものが出てきます。

見栄えは良くそれらしくはあるのですが、最初からいきなりこの形で作ると、検討段階では時間がかかりすぎます。
まずは「編集しやすさ」を重視して、エクセルやワード（社内共有、複数人で同時編集を行うならGoogleスプレッド・Googleドキュメント等のWEBベースのドキュメントがお勧めです。また、関連資料がGoogleドライブ等のクラウドストレージ上のドキュメントにリンクを張る事ができます。）で作成しましょう。

５Ｗ１Ｈで業務の細分化する。

５W1Hとは、「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」

ここで特に重要なのが「だれが」の部分です。

「だれが」の部分は特定の部門のメンバーだったり、1人の人だったりすると思います。
これまでとは異なる作業をしてもらおう、という場合には「その人が現実的に可能かどうか？負担がどのくらいか？」をイメージしましょう。

作業を階層化する。

１つの作業と思っていた事が、実は、複数の作業の集まりだったりします。
（例えば「電話を掛ける」という単純な作業でも、「電話を持つ　→　電話番号を調べる　→　電話番号を押す　→　電話を耳に当てて話す」という作業を一塊にした作業となります。）

まずは、メモ帳などのテキストでよいので、下記のように作業をリストアップして、さらに階層化／細分化してみる事をオススメします。

• 案件確定
  ・取引先と契約
  ・割り当てスタッフの候補をピックアップする
  （随時、スタッフマスタ、スタッフ属性を最新にしておく。
  事前にスタッフにスケジュールを提出しておいてもらう。）
  ・スケジュールの確認
• 必要人数の追加
• 時刻等の変更時

インプットとアウトプットを明確にする。

仕事は何かしらのインプットとアウトプットの連続です。

• だれが何をインプットするのか。
• だれが何をアウトプットするのか。

という視点で見ると、作業の目的や必要な情報、作業の分類わけをしやすくなります。

大枠の業務発生タイミング別にフローを分ける。

全業務を１つのフローにしてしまうと複雑化します。
各業務はそれぞれ関係はありますが、
「ある作業をやったあとに、セットで必ず発生する作業」は１つにする、
そうではない場合は別の表に分ける、
という事も検討しましょう。

上記を踏まえて、「見込み案件が発生して、確定するまでの業務フロー」を例として作成してみます。

上記のように、まずは「図形を使わず、テキストだけで表現」、「行や列を簡単に追加できる」形で記載すると、簡単に業務フローを変更できます。
何かのアイディアを考えていたり、情報を整理したり検討したりしている時は、「いかに簡単に、素早く、頭の中の考えをアウトプットしやすい資料か？」か重要です。
図形を使った装飾等は、業務フローに記載する内容が固まったあとに、見栄えを良くしないといけない時に行いましょう。

上記のワークフローをエクセル形式でダウンロードできます。
自由に改変してご利用ください。
業務フローサンプル（見込み案件発生～スタッフ割り当て） (13 KB)

サイバーキューブの松本です。
パソコンでの単純作業や繰り返し作業をどれだけラクして、速く安全に作業ができるかは、仕事の生産性をアップさせる上で重要です。

特別難しい操作ではなく、仕事でPCを使う人ならすぐに実践できる操作で、１つ１つの作業が楽に安全にできるようになります。

総務や経理、データ登録担当者様など、ＰＣをよく使う方は、ぜひ覚えてＰＣ作業を楽に、安全に行っていただければと思います。

※一部、お勧めサイトやソフトウェアをご紹介していますが、自己責任でご利用お願いいたします。

１．文字を打つ速度

イータイピングで220～250点くらいあればいいのかな、と思います。
実務では一定のタイピング速度があれば十分で、速度よりも誤字脱字がない事や、箇条書きで分かりやすい表現にする、誤解されない読みやすい文章を書く、という事も大事です。
　https://www.e-typing.ne.jp/

２．テキスト編集

• コピー、カット、ペースト　Ctrl＋C,Ctrl＋X , Ctrl＋ V
• Undo、Redo
• Shiftキーを押しながらカーソル操作：カーソル移動で文章の一部や複数行を選択
• 全選択：Ctrl＋A
• 行頭、行末への移動：Home 、End
• Ctrl+Home 、Ctrl+End
• 検索、置換。ワイルドカードの利用。（エディタで基本的な正規表現を少し利用出来ればさらに効率的です）

※ショートカットは、フォルダやファイル操作にも流用できます。

３．フォルダやファイル操作

• ドライブ、フォルダ、ファイルの意味を知っている。
• 複数エクスプローラーを利用して、ウィンドウのサイズ変更。配置移動。
• CtrlやShiftキー＋カーソルキーを使った、ファイルはフォルダの複数選択
• 永続的に配置してよく、探しやすい場所に、フォルダ階層、フォルダ名、ファイル名で配置できる。
  　（デスクトップに大事なファイルをどんどんとりあえず置いていかない、等）
• 途中保存やバックアップのクセがついている。
• zip操作、パスワード付きzipの操作
• フォルダ、ファイル操作（フォルダ、ファイルの作成/変更/移動）
• 基本的な拡張子の意味。拡張子とアプリとの関連付け。
• ファイル検索（ワイルドカードを使ったファイル検索）
• ファイルやフォルダへのショートカット作成
• 画面キャプチャ
  　お勧めキャプチャソフト：SnapCrab
  　https://www.vector.co.jp/soft/winnt/art/se494568.html

４．セキュリティのリテラシー

• 機密情報や個人情報を取り扱っている意識。漏洩させない意識。
• 固いパスワードを設定して所定の方法で管理ができる。
• 機密情報、ファイルの受け渡し方法／取り扱い。
• 対内／対外の意識したやりとり。
• 迷惑メールを開かない。リンク移動しない。送信元不明社の添付ファイルを開かない。
• ＷＥＢブラウザのアドレスバーのドメインでフィッシングサイトか、本物サイトか見分ける。

５．メール操作

• 送受信、転送、返信、全員へ返信の操作
• From、To、CC、BCCの意味。使い分け。
• 過去に送受信したメールの中から、任意のメールを探せる（検索）
• 添付ファイルの操作（zip添付、解凍など）
• メールソフトの設定（アドレス帳や署名設定、フォルダ振り分け等）
• HTMLメールとテキストメールの違い、切り替え。

６．エクセルの基本操作

• お小遣い帳を分かりやすくぱぱっと作れる。（四則演算レベルの数式や簡単な関数の利用。）
• A4用紙を超えるサイズの表を見やすい形で作成、印刷できる。
  　（見出し、ウィンドウ枠固定、改ページプレビュー、余白、用紙の向き、セルの各種書式、フォント書式や罫線で情報の強弱、見出し固定、ヘッダ、フッタ、ページ番号、相手に渡す時のカーソル位置）
• 行列が多いCSVを綺麗な印刷用に体裁を整えられる。（CSVの値によってエクセルが数値や日付へ勝手に変換される事に対処できる。エディタで開いて確認できる。）
  　エクセルやエディタ利用が面倒、難しい場合のお勧めCSV編集ソフト：Cassava
  　https://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se162309.html
• フィルタ、並び替え、ピボットで簡単なデータ加工、集計表を作れる。
• 検索、置換（選択範囲、シート単位、ブック単位）
• シート操作（追加、削除、移動、名前変更、色付け）
• パスワードの設定
• 図形、テキストボックスの利用
• メモ（セルに設定できるメモ）

７．WEBブラウザの基本操作

• タブ複製、リンクを別タブ、別ウィンドウで開く
• アドレスバーでURLの確認、編集
• Ctrl＋Fで文字検索
• マウスホイールで拡縮
• シークレットウィンドウの意味と利用
• WEBからダウンロード。ダウンロードしたファイルの取り扱い（使い捨て　or　保管）

システムを利用する目的は生産性アップ

そもそも「なぜ、業務システムを導入したほうが良いのか？」
一言で言えば、「生産性の向上」です。

生産性とは、
成果：
・売上
・契約数など

コスト：
・費用（人件費）
・時間（個人事業主、役員など人件費に現れない時間コスト）
・身体/精神的コスト（単純作業に脳のリソースを使う。思ったように進捗しないイライラなど。。。）
です。

生産性を上げる方法は？

当たり前ですが、成果を増やすか、コストを減らすかのどちらかを行えば、生産性は上がります。
業務システムは「業務の効率化」によって作業時間を短くして、コスト削減を行うので「業務を効率化して生産性を上げる」という事になります。

もし、あなたの会社のスタッフ、またはあなた自身が「本当は別の作業に時間を割きたい。本当にやるべき仕事は、今やっているこういう作業ではない。」という部分があれば、業務効率化の候補となります。

（「別のスタッフに作業を振る」という方法もありますが、説明、引継ぎ、チェック、非効率な操作、など、別の無駄な作業が発生する可能性が高くなりますので、別のスタッフに作業を振っていく場合でも、まずは仕組み化、効率化してから別のスタッフに振ったほうが絶対に効率的です。今の非効率な作業のまま別のスタッフに振っても、あなたの会社から非効率な作業が無くなったわけではない、という事になります。）

どの作業の効率化を優先的に行うか？

一度に全業務の効率化を行うのは難しいので、どの作業の効率化を行うのか？を検討する必要があります。

• 作業回数
• 1回の時間量
• 誰がやっているか？
• 変動費かどうか

例えば、
業務A：1年に1回8時間かかる作業を30分で出来るようにする。
→　年間：7.5時間削減

業務B：毎日に1回10分かかる作業を3分でできるようにする。
→　7分 x 240日 =　約28時間削減

業務Bのほうが、削減時間のほうが多いのは明らかですね。

さらに、管理職など重要性の高い社員の業務を効率化できれば、単純に作業時間数の削減の効果だけではなく、その社員にしかできない「営業やサービスの品質アップ、教育など、成果につながる業務に時間が使える」、さらに「別の業務の効率化を考える事に時間が使える」という相乗効果が生まれます。

ただ、まだ業務の流れが決まっていないような事業や新たな取り組みの場合は、ある程度はメール、エクセルやGoogleスプレッドで共有/管理して、業務の流れ、必要な管理項目が固まってから、システム導入を検討したほうが良い場合もあります。

• ここは人の判断が必要。
• ここは、ルールがシンプルな単純作業なので自動化できる

などの見極めが必要となります。

もう１つ、その作業が変動費（成果に比例する作業）にあたる作業かどうか？も効率化する業務かどうかの判断要素となります。
もし、その作業が「成果に比例する作業」の場合は利益率に直結します。
例えば、10,000円の売上を上げる作業の為に、5,000円分の時間、人件費を使っている場合、この人件費コストを3,000円に出来たら、利益が5,000円から7,000円へと2,000円アップ、利益率としては20%アップとなります。
（商品の販売で置き換えると、「50円で仕入れて100円で売る　＝　粗利50円・粗利率50%」を「30円で仕入れて100円で売る＝粗利70円・粗利率70%」で「粗利率20%アップ」という事になります。）
変動費にあたる作業を仕組化・効率化するという事は「今後、事業を拡大していき、作業が増えても対応していける。利益率を維持できる」という事の構築です。
「あなたの会社、事業を1段階、上のステージに上げる準備」という事につながります。

もう１つのシステム導入のメリット

システムの導入には、生産性の向上以外にも、もう１つ大事なメリットがあります。
それは「情報を蓄積して分析に利用する」という事です。
日々の業務がきちんと統一されたフォーマットでデータベースとして蓄積される事により、データ分析が可能になります。
日々の業務データはあなたの会社の資産です。

「この部門、この取引先の利益はどのくらいだろう？」「うちの会社の売上の構成比は？」というような事を知りたい時にすぐに確認でき、現状の把握や思ったように事業が進んでいるのか？事業の方向性の見直しは不要か？などの事業判断の客観的な材料と見る事ができます。

（エクセルはデータと入力画面が共通なので、あとから分析にも利用する場合は注意が必要です。「分析に利用できるフォーマット」を前提として入力画面の設計や拡張が必要となります。話は逸れますが、コツとしては「列（横）方向に伸びるような形で情報が蓄積されないようにする。分類わけはきちんと本質的な軸を分けて組合せが発生しないようにする、１シートに2種類の情報を蓄積しない。行間を空けない。同じ情報ならシートを分けない。」が大事です。これを行えば、エクセルのフィルタやピボットで色々な分析が可能となります。）

システム導入の目的・効果のまとめ

まとめますと、

となります。
作業の効率化によって生まれた時間を、成果を出す作業や、さらなる効率化に再投資していきましょう。

※派遣管理システム「e心伝心」は、単発派遣の現場で発生する様々な業務課題に的確、柔軟に対応できるよう、お客様のご要望を取り入れながら日々進化し続けています。
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