編集しやすさを重視する。資料の装飾には時間をかけない。

Googleで「業務フロー」で検索すると、よくあるのが図形を線でつなぐタイプのものが出てきます。

見栄えは良くそれらしくはあるのですが、最初からいきなりこの形で作ると、検討段階では時間がかかりすぎます。
まずは「編集しやすさ」を重視して、エクセルやワード（社内共有、複数人で同時編集を行うならGoogleスプレッド・Googleドキュメント等のWEBベースのドキュメントがお勧めです。また、関連資料がGoogleドライブ等のクラウドストレージ上のドキュメントにリンクを張る事ができます。）で作成しましょう。

５Ｗ１Ｈで業務の細分化する。

５W1Hとは、「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」

ここで特に重要なのが「だれが」の部分です。

「だれが」の部分は特定の部門のメンバーだったり、1人の人だったりすると思います。
　これまでとは異なる作業をしてもらおう、という場合には「その人が現実的に可能かどうか？負担がどのくらいか？」をイメージしましょう。

作業を階層化する。

１つの作業と思っていた事が、実は、複数の作業の集まりだったりします。
（例えば「電話を掛ける」という単純な作業でも、「電話を持つ　→　電話番号を調べる　→　電話番号を押す　→　電話を耳に当てて話す」という作業を一塊にした作業となります。）

まずは、メモ帳などのテキストでよいので、下記のように作業をリストアップして、さらに階層化／細分化してみる事をオススメします。

• 案件確定
  　・取引先と契約
  　・割り当てスタッフの候補をピックアップする
  　　（随時、スタッフマスタ、スタッフ属性を最新にしておく。
  　　事前にスタッフにスケジュールを提出しておいてもらう。）
  　・スケジュールの確認
• 必要人数の追加
• 時刻等の変更時

インプットとアウトプットを明確にする。

仕事は何かしらのインプットとアウトプットの連続です。

• だれが何をインプットするのか。
• だれが何をアウトプットするのか。

という視点で見ると、作業の目的や必要な情報、作業の分類わけをしやすくなります。

大枠の業務発生タイミング別にフローを分ける。

全業務を１つのフローにしてしまうと複雑化します。
各業務はそれぞれ関係はありますが、
　「ある作業をやったあとに、セットで必ず発生する作業」は１つにする、
　そうではない場合は別の表に分ける、
という事も検討しましょう。

上記を踏まえて、「見込み案件が発生して、確定するまでの業務フロー」を例として作成してみます。

上記のように、まずは「図形を使わず、テキストだけで表現」、「行や列を簡単に追加できる」形で記載すると、簡単に業務フローを変更できます。
何かのアイディアを考えていたり、情報を整理したり検討したりしている時は、「いかに簡単に、素早く、頭の中の考えをアウトプットしやすい資料か？」か重要です。
図形を使った装飾等は、業務フローに記載する内容が固まったあとに、見栄えを良くしないといけない時に行いましょう。

上記のワークフローをエクセル形式でダウンロードできます。
自由に改変してご利用ください。
業務フローサンプル（見込み案件発生～スタッフ割り当て） (13 KB)