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共有ファイル管理

「共有ファイル管理」は、システムに登録されたすべてのファイルを一元的に閲覧・検索・整理できる画面です。
スタッフマスタに添付した写真や履歴書、オーダーから自動作成された労働条件書類、メッセージや日報に添付されたファイルなど、各機能から登録されたファイルを横断的に確認できます。
不要なファイルを「ゴミ箱」へ移動・完全削除することで、ファイル容量を整理できます。
また、選択した複数ファイルをまとめてダウンロードしたり、PDFファイルのみを1つに結合してダウンロードしたりすることもできます。
※画面上部に、契約プランで利用できるファイル容量と現在の使用量が表示されますので、定期的に確認してファイル容量を超過しないように運用してください。

 

1.ファイル容量確認と画面切り替え

画面上部にはファイル容量の現在の使用量と、表示モード(通常/ゴミ箱)の切替が配置されています。
通常モードと「ゴミ箱」モードを切り替えながら、一覧の閲覧・操作を行います。

ファイル容量と通常/ゴミ箱切替

ファイル容量 現在の使用量 / 全体のファイル容量(ゴミ箱使用量) が表示されます。
現在の使用量が、「全体のファイル容量」を超える前に、不要なファイルの「完全に削除」を行ってください。
※ファイル容量を超えても即座に制限はかかりません。容量追加プランも予定しています。
※使用量が上限を超えると、数値が赤字で強調表示されます。
※「ゴミ箱」に入っているファイルも容量にカウントされます。
 完全に削除しないとファイル容量は空きませんので、ご注意ください。

ファイル容量を空けたい場合は、検索の「並び順」を「サイズ」の降順にして、サイズの大きなファイルから順番に「完全に削除」していくと、効率よく容量を空けることができます。
通常 / ゴミ箱

画面に表示するファイルの状態を切り替えます。
画面を開いた直後は「通常」モードが選択されており、未削除のファイルだけが表示されます。
完全削除や復元の操作を行う場合は「ゴミ箱」モードへ切り替えてください。

通常:削除されていない、有効なファイルの一覧を表示します。日常的な検索・ダウンロード・ゴミ箱への移動はこのモードで行います。
ゴミ箱:ゴミ箱に移動済みのファイルの一覧を表示します。「ゴミ箱」モードでは一覧テーブルのタイトル背景が赤色になり、現在の表示が削除済みファイルであることが視認できます。誤って削除したファイルを元に戻したい場合(復元)や、不要なファイルを完全に削除したい場合は、このモードに切り替えてから操作します。

 

2.検索条件

登録されているファイルを、様々な条件で絞り込んで一覧表示できます。
検索条件エリアは、見出し部分をクリックすると開閉できますので、不要なときは閉じて一覧を広く使うこともできます。

共有ファイル管理 - 検索条件入力エリア

ファイル名 ファイル名を部分一致で検索します。
例)「履歴書」と入力すると、「履歴書_山田.pdf」「2025年度履歴書.xlsx」など、ファイル名に「履歴書」を含むファイルがすべて表示されます。
ファイル形式

ファイルの種類(拡張子のグループ)で絞り込みます。
※初期値は「指定しない」です。

指定しない:ファイル形式での絞り込みを行いません。
その他ドキュメント等:画像・動画・PDF・エクセル・ワード以外のファイル(テキスト、ZIPなど)を表示します。
画像ファイル:JPEG・PNG・GIFなどの画像ファイルを表示します。
動画ファイル:動画ファイルを表示します。
PDF:PDFファイルを表示します。請求書・労働条件書類など、書類系を一括で確認したい場合に使用します。
エクセル:Excelファイル(.xls / .xlsx)を表示します。
ワード:Wordファイル(.doc / .docx)を表示します。

オーダー 該当ファイルが紐付くオーダー情報で絞り込みます。
オーダーに登録されているオーダー番号・オーダー名・オーダー略名を部分一致で検索します。
例)特定の案件で作成された労働条件書類だけをまとめて確認したい場合に利用します。
スタッフ 該当ファイルが紐付くスタッフ情報で絞り込みます。
スタッフマスタに登録されているスタッフID、スタッフ名、ニックネーム、カナのいずれかを入力します。
※スタッフIDは完全一致、スタッフ名・ニックネーム・カナは部分一致で検索します。
オーダー売上日 該当ファイルが紐付くオーダーの売上日を期間で絞り込みます。
オーダーに登録されている売上日に、指定した期間が1日でも含まれるファイルを表示します。
例)[2024/05/01]~[      ] の場合:「2024/05/01」以降に売上日が1日でもあるオーダーに紐付くファイル
  [      ]~[2024/05/01] の場合:「2024/05/01」以前に売上日が1日でもあるオーダーに紐付くファイル
※「昨日」「本日」「先月」「今月」のボタンで、よく使う期間をワンクリックで指定できます。
ファイル区分

ファイルがシステム内のどこから登録されたか(送信元)で絞り込みます。
※初期値は「指定しない」です。

指定しない:ファイル区分での絞り込みを行いません。
スタッフ:スタッフと共有:スタッフマスタの「ファイル」タブで登録され、スタッフマイページでもスタッフ自身から閲覧できる状態のファイルです。
スタッフ:社内:スタッフマスタの「ファイル」タブで登録され、社内のオペレータのみが閲覧できるファイルです。
労働条件書類:社内のみ/スタッフ共有:オーダーから自動作成された労働条件通知書等のファイルです。社内のみのものはオペレータ閲覧専用、スタッフ共有のものはスタッフマイページからも参照できます。
メッセージ添付ファイル:オペレータとスタッフのメッセージ機能でやり取りされた添付ファイルです。
日報登録添付ファイル:スタッフが日報入力時に添付したファイルです。

登録日 ファイルが登録された日付を期間で絞り込みます。
例)[2024/05/01]~[      ] の場合:「2024/05/01」以降に登録されたファイル
  [      ]~[2024/05/01] の場合:「2024/05/01」以前に登録されたファイル
※「昨日」「本日」「先月」「今月」のボタンで、よく使う期間をワンクリックで指定できます。
並び順

一覧の並び順を指定します。
「並び順の基準となる項目」と「降順/昇順」を組み合わせて指定します。

アップロード日時:ファイルが登録された日時順に並びます。最新ファイルから順に確認したい場合に使用します(初期値)。
サイズ:ファイルのサイズ順に並びます。容量を整理したい場合は、降順にしてサイズの大きいファイルから確認します。
ファイル名:ファイル名の文字順に並びます。
区分 フォルダ:ファイル区分・ファイルカテゴリ(スタッフ内の保管フォルダ)の順で並びます。
最終操作:最後に操作(更新・画像加工など)した日時順に並びます。

 

3.ファイル一覧 - 検索結果

検索結果として、条件に一致したファイルが一覧表示されます。
一覧から該当ファイルを選択し、ダウンロード・PDF結合ダウンロード・ゴミ箱への移動・復元・完全削除といった操作が行えます。
※表示モード(通常/ゴミ箱)によって、表示できる操作ボタン・一覧の見出し(「最終操作」または「削除日時」)が切り替わります。

通常モード

未削除のファイルが一覧表示されます。
日常的なファイルの確認・ダウンロード、不要ファイルの整理(ゴミ箱への移動)はこのモードで行います。

通常モードのファイル一覧

 

ゴミ箱モード

ゴミ箱に移動済みのファイルが一覧表示されます。
一覧テーブルのタイトル背景が赤色になり、削除済みファイルを表示していることが視認できます。
誤って削除したファイルの「復元」、または不要なファイルの「完全に削除」をこのモードで行います。
※「完全に削除」したファイルは復元できません。

ゴミ箱モードのファイル一覧

 

一覧の項目

一覧に表示されるそれぞれの列について説明します。

選択 □ 操作対象のファイルを選択する欄です。
ゴミ箱へ移動・完全削除・復元・ダウンロード・PDF結合ダウンロードを行うファイルにチェックを入れます。
※列タイトル部分のチェックボックスで、表示中のすべての行をまとめて選択/解除できます。
ダウンロード クリックすると、その行のファイルを単体でダウンロードできます。
※選択して一覧上部のダウンロードで処理する方法とは別に、行単位ですぐにファイルを取得したい場合に利用します。
ID システムが内部的に管理する為の連番です。
※サポート問い合わせ時など、ファイルを特定したい場合の識別子としてご利用ください。
サムネイル 画像ファイルの場合は縮小画像が表示されます。
※画像以外のファイル形式の場合は、ファイル形式に応じたアイコンが表示されます。
ファイル名 登録されたファイル名(オリジナル名)が表示されます。
形式 ファイル形式(拡張子)が表示されます。
例)pdf、xlsx、jpgなど
サイズ ファイルサイズが表示されます。
※容量整理の対象を選ぶ際は、この列を参考にしてください。
登録日時 ファイルをアップロードした日時が表示されます。
ファイル区分 システム内のどこから登録されたファイルか(送信元)が表示されます。
例)「スタッフ:スタッフと共有」「労働条件書類:スタッフ共有」「メッセージ添付ファイル」「日報登録添付ファイル」など
共有スタッフ ファイルを共有しているスタッフのIDと氏名が表示されます。
スタッフ名をクリックすると、該当スタッフのスタッフマスタ登録画面を別タブで表示します。
※スタッフに紐付かないファイル(オーダーのみに紐付くファイル等)の場合は表示されません。
オーダー管理 該当ファイルが紐付くオーダーの番号とオーダー名が表示されます。
オーダー名をクリックすると、該当オーダーの修正登録画面を別タブで表示します。
※オーダーに紐付くファイル(労働条件書類等)でのみ表示されます。
ファイルカテゴリ ファイルが登録されている「スタッフマスタ」の保管フォルダ名(ファイルカテゴリ)が表示されます。
※ファイルカテゴリは「コード名称マスタ」(「ファイルカテゴリ -スタッフ:スタッフと共有」「ファイルカテゴリ -スタッフ:社内」)で追加・編集できます。

最終操作 / 削除日時 通常モードでは「最終操作」として、ファイルを最後に操作した日時とオペレータ名が表示されます。
※画像ファイルを回転したり、メイン画像を変更したりした際の日時・操作者が分かります。
ゴミ箱モードでは「削除日時」として、ファイルをゴミ箱に移動した日時とオペレータ名が表示されます。

 

操作ボタン

一覧の上部には、選択したファイルに対する操作ボタンが配置されています。
表示モード(通常/ゴミ箱)によって表示されるボタンが切り替わります。

ダウンロード 選択したファイルをまとめてダウンロードします。
複数ファイルを選択した場合はZIP形式でまとめてダウンロードされます。
※ファイル容量が大きすぎる場合は、メッセージが表示されてダウンロードできないことがあります。その場合は、選択するファイルを少なくして再度実行してください。
PDF結合ダウンロード 選択した複数のPDFファイルを、1つのPDFに結合してダウンロードします。
2件以上のファイルを選択した場合のみ操作可能となり、選択したファイルすべてがPDFのときだけ実行できます。
※PDF以外のファイルが1件でも含まれていると操作できません。
※検索条件の「並び順」で指定した順序で結合されますので、結合前に並び順を調整してください。

複数の労働条件書類や請求関連書類を1つのPDFにまとめて、関係者へ一括で送付したい場合に便利です。
※運用に合わせてご活用ください。
ゴミ箱に移動する 通常モードのときに表示されます。
選択したファイルをゴミ箱へ移動します。
※完全にファイルが削除されているわけではありませんので、誤って移動してしまった場合は「ゴミ箱」モードから「復元」できます。
※スタッフマスタ登録画面で削除したファイルも、自動的にゴミ箱へ移動します。
完全に削除する 通常モードでは選択したファイルをゴミ箱を経由せず、ゴミ箱モードではゴミ箱内のファイルを、完全に削除します。
完全に削除したファイルは復元できませんので、ご注意ください。
※ファイル容量を空けるためには、完全に削除する必要があります。

完全削除は元に戻せません。
重要なファイルを誤って削除しないよう、確認画面のメッセージをよく読んでから実行してください。
復元する ゴミ箱モードのときに表示されます。
選択したファイルを通常モードへ戻します。
復元したファイルは、該当する「共有スタッフ」の登録されていた「ファイルカテゴリ」に復元されます。

 

検索条件欄上部の「スタッフファイル一括登録」リンクから、複数スタッフ分のファイルをまとめて登録できる画面に遷移できます。
スタッフの履歴書や身分証など、まとめて一括でシステムに取り込みたい場合にご利用ください。
※このリンクは、ファイル管理機能に対して「追加・削除」権限を持つオペレータにのみ表示されます。

共有ファイル管理 - スタッフファイル一括登録リンク