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送付状管理

取引先へ書類を郵送する際に同封する送付状を作成・管理する画面です。
過去に作成した送付状を一覧で検索でき、ワード（Word）形式でダウンロードして印刷できます。
「いつ・どの取引先へ・何を送ったか」の履歴も確認できるため、送付物の管理にも活用できます。

 

１．新規登録

検索条件欄上部の送付状新規登録をクリックすると、送付状の新規登録画面が表示されます。
新規登録画面では、宛先（取引先）や送り元・タイトル・本文などを入力して送付状を作成できます。

送付状 - 新規登録画面

送付状新規登録は、追加・削除権限を持つユーザーのみに表示されます。
権限の設定方法については、操作権限のページをご確認ください。

操作権限
送付状の各項目（送り元・タイトル・本文など）の初期値は、システム設定の「送付状設定」タブであらかじめ登録できます。
よく使う定型文を初期値として登録しておくと、新規登録時に毎回入力する手間を省けます。
取引先ごとに細かい違いがある場合は、過去に作成した送付状の「コピー」機能（送付状登録画面のコピーボタン）を活用してください。

「送付状設定」を設定する
送付状登録

 

登録されている送付状を、発行日・宛先・内容で絞り込んで検索できます。

送付状 - 検索条件エリア

日付 送付状の発行日（送付状に印字される日付）の範囲で検索します。
入力欄の右側にある「先月」「今月」のリンクをクリックすると、対象月の月初・月末が自動で入力されます。
開始日・終了日のいずれか一方のみの指定も可能です。
例）［2024/07/01］～［　　　　　   ］　の場合：「2024/07/01」以降に日付が1日でもある送付状
　　［　　　　　   ］～［2024/07/01］　の場合：「2024/07/01」以前に日付が1日でもある送付状
宛先（取引先） 送付状の宛先となる取引先を、取引先CDまたは取引先名で部分一致検索します。
取引先CDは「親番」と「枝番」を組み合わせて指定できます。
例）親番「0001」-枝番「00」の取引先を検索する場合は、「0001」または「000100」と入力します。

取引先マスタ
内容 送付状の本文項目に対する部分一致検索を行います。
検索対象となるのは「送り元」「タイトル」「本文」「結びの言葉」「記」「送付物一覧」「以上」の各欄です。
例）「請求書」というキーワードを含む送付状をまとめて確認したい場合に利用します。

 

３．送付状一覧

検索条件に一致した送付状が一覧で表示されます。
各行から、修正画面の表示・送付状（Word）のダウンロード・削除を行えます。

送付状一覧画面の検索結果表示
□（チェックボックス） 送付状をまとめてダウンロードする際に、対象行を選択するための欄です。
一覧上部のヘッダにあるチェックボックスをチェックすると、表示されているすべての行を一括で選択できます。
修正  をクリックすると、送付状登録画面が表示され、登録内容を確認・修正できます。

送付状登録
ダウンロード クリックすると、その行の送付状をWord形式でダウンロードできます。
出力されるサンプルは、帳票：送付状のページをご確認ください。

帳票：送付状
日付
送付状ID		 送付状の発行日と送付状IDを表示します。
送付状IDは1からの連番で自動採番され、送付状を一意に識別するための番号です。
宛先（取引先） 送付状の宛先として登録した取引先の情報を表示します。
取引先CD-枝番、会社名、部署名、役職、担当者名、敬称の順で表示されます。
※担当者名が空欄の場合、敬称は表示されません。
送付物一覧 送付状の「送付物一覧」欄に入力された内容を表示します。
何を同封して送付したかの履歴を、一覧画面から確認できます。
新規登録 送付状を新規登録した日時と、登録したオペレータ名を表示します。
最終更新 送付状を最後に更新した日時と、更新したオペレータ名を表示します。
削除  をクリックすると、確認メッセージの後にその送付状を削除できます。
※削除欄は、追加・削除権限を持つユーザーのみに表示されます。
削除した送付状は元に戻せません。
誤って削除しないよう、削除前に対象の送付状の内容を必ずご確認ください。

 

３－１．送付状の一括ダウンロード

複数の送付状を選択して、まとめてダウンロードすることができます。

ダウンロード手順 一括ダウンロードする手順は次のとおりです。
①ダウンロードしたい送付状の行のチェックボックスにチェックを入れます。
②一覧上部のダウンロードをクリックします。
③複数行を選択した場合はZIP形式、1行のみ選択した場合はWordファイル単体でダウンロードされます。
※チェックを入れずにダウンロードボタンをクリックすると、「行が選択されていません。」というメッセージが表示されます。
月末などに同じ宛先へ複数の書類をまとめて郵送する場合は、それぞれの送付状にチェックを入れて一括ダウンロードすると、印刷準備の手間を減らせます。