>  送付状登録

送付状登録

取引先へ書類を郵送する際に同封する送付状を、1件ずつ作成・修正する画面です。
宛先（取引先）・送り元・タイトル・本文などを入力し、Word形式の送付状としてダウンロードできます。
過去に作成した送付状を元に新しい送付状を作るコピー機能や、登録内容をその場でダウンロードする機能も備えています。

 

１．新規登録・修正登録

送付状一覧画面の送付状新規登録ボタンをクリックすると、新規登録画面が表示されます。
送付状一覧から修正アイコン をクリックした場合は、修正登録画面が表示されます。

送付状 - 新規登録画面
新規登録画面を開いたとき、「送り元」「タイトル」「本文」「結びの言葉」「記」「送付物一覧」「以上　行」の各項目には、システム設定の「送付状設定」タブで登録した初期値が自動でセットされます。
よく使う定型文を初期値として登録しておくと、毎回ゼロから入力する手間を省けます。

「送付状設定」を設定する

 

２．入力項目

送付状に出力する各項目を入力します。
入力内容は、そのままWord形式の送付状に反映されます。

日付 送付状に印字する日付を入力します。
入力欄の右側にある「本日」のリンクをクリックすると、当日の日付が自動で入力されます。
例）後日まとめて郵送する場合は、実際に投函する予定日を入力します。
送付状ID 送付状を一意に識別するための番号で、1からの連番で自動採番されます。
新規登録時は「（自動採番）」と表示され、登録完了後に番号が確定します。
※送付状IDはシステムが自動で採番するため、入力・変更はできません。
宛先 送付状の宛名となる取引先を選択します。
取引先CDの「親番」「枝番」を直接入力するか、参照をクリックして取引先選択ダイアログから選びます。
取引先を選択すると、その取引先に登録されている下記の情報が自動でセットされます。
・会社名
・部署名
・役職
・担当者名
・敬称（担当者名が登録されている場合のみ「様」が自動セットされます）
自動セットされた会社名・部署名・役職・担当者名・敬称は、必要に応じて画面上で修正できます。
※宛先として選択できる取引先は、取引先マスタに登録されているものに限ります。

取引先マスタ
送り元 送付状の差出人欄に印字する内容を入力します。
自社の会社名・住所・電話番号・担当者名などを記載します。
複数行の入力が可能なため、改行して住所や連絡先を整形できます。

「自社情報」を設定する
タイトル 送付状の表題（件名）を入力します。
例）「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」など、何を送付するかが分かる表題を入力します。
本文 送付状の本文（あいさつ文）を入力します。
例）「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」など、定型のあいさつ文を入力します。
結びの言葉 本文の結びとして印字する文章を入力します。
例）「敬具」「以上、よろしくお願い申し上げます。」など、本文の締めくくりに使う文言を入力します。
本文の末尾を改行し、1行空けて右寄せで出力されます。
記 送付物一覧の見出しとして印字する文字を入力します。
例）「記」と入力すると、送付物一覧の上に「記」と中央寄せで印字されます。
送信物一覧 同封する書類の一覧を入力します。
書類ごとに改行して入力すると、送付状にも改行のまま印字されます。
例）「・請求書　1部」「・納品書　1部」のように、品名と部数を箇条書きで記載します。
※この欄の内容は、送付状一覧画面の「送付物一覧」列にも表示されるため、何を同封したかの履歴管理にも活用できます。
以上　行 送付物一覧の末尾に印字する文字を入力します。
例）「以上」と入力すると、送付物一覧の下に「以上」と右寄せで印字されます。

 

３．画面ボタン

送付状登録画面で利用できるボタンの説明です。
新規登録と修正登録で表示されるボタンが異なります。

登録して一覧へ 入力した内容を登録し、送付状一覧画面に戻ります。
新規登録・修正登録のどちらでも利用できます。
複数の送付状をまとめて作成する場合や、登録後すぐに別の作業に移る場合に利用します。
登録 入力した内容を登録し、そのまま送付状登録画面に留まります。
※修正登録でのみ表示されます。
登録後にすぐ送付状をダウンロードしたい場合や、続けて同じ送付状の内容を微調整する場合に利用します。
戻る 入力内容を登録せずに、送付状一覧画面に戻ります。
※入力途中の内容がある場合は、戻る前に確認メッセージが表示されます。
コピー 表示している送付状の内容をそのままコピーして、新規登録画面を表示します。
※修正登録でのみ表示されます。
過去に作成した送付状を元に、宛先や送付物だけを変えて新しい送付状を作成する場合に利用します。

毎月同じ取引先へ請求書を郵送する場合などに、前月分の送付状を開いて「コピー」ボタンで新規作成すると、日付と送付物の一部を変えるだけで送付状を作成できます。
ダウンロード 登録されている内容で送付状をWord形式でダウンロードします。
※修正登録でのみ表示されます。
画面上で内容を変更した場合は、ダウンロードする前に必ず登録または登録して一覧へで登録してください。
※登録せずにダウンロードをクリックすると、警告メッセージが表示されダウンロードできません。
出力される送付状のサンプルは、帳票：送付状のページをご確認ください。

帳票：送付状
操作ボタンは、ユーザーの権限によって表示が変わります。
更新権限がない場合は登録して一覧へ登録は表示されず、参照のみとなります。

操作権限