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「メール設定」を設定する

本システムから送信するメールの「件名の接頭語」「本文の冒頭文・署名」「スタッフへのオーダー通知」の初期内容や、送信メールサーバー（SMTP）の接続情報、BCC・エラー通知先・管理者通知先のメールアドレスをまとめて設定します。
ここで設定した内容は、オーダー登録時の確認メールや、手配・実績登録から行う一斉メール、各種通知メールなど、本システムから送信されるあらゆるメールに反映されます。
※メールが正しく送信できないと、スタッフへの稼働連絡やオーダー確認連絡が届かなくなりますので、システム導入時に必ず動作確認まで行ってください。

 

１．送信内容

本システムから送信するメールの、件名・本文の共通部分や、スタッフへのオーダー通知メールの内容を設定します。
ここで設定した内容は、本システムから送信されるすべてのメールの件名・本文に共通で付与されます。

メール設定画面 - 送信内容
件名 接頭語 すべての送信メールの件名の先頭に、共通で付与する文字列を設定します。
複数のシステムからメールを受信する場合に、どのシステムから届いたメールかを判別しやすくするために使用します。
例）「【e心伝心】」と入力すると、すべてのメール件名の先頭に「【e心伝心】」が付きます。

複数の事業所・営業所で本システムを利用している場合は、接頭語に拠点名を入れておくと、受信側がどの拠点からの連絡か一目で分かります。
例）「【○○営業所】」
本文 冒頭文 すべての送信メールの本文の冒頭に、共通で付与する文章を設定します。
例）「いつもお世話になっております。
株式会社○○○○の△△△△です。」など、定型の挨拶文を入れておくと、メール送信のたびに入力する手間を省けます。
本文 署名 すべての送信メールの本文の末尾（署名）に、共通で付与する文章を設定します。
例）会社名・所在地・電話番号・FAX番号・担当部署などをまとめて記載しておきます。

スタッフ向け・取引先向けで内容を分ける必要がある場合は、共通部分のみここに設定し、固有部分はメッセージテンプレートで設定するという運用も可能です。

メッセージテンプレート登録
スタッフへのオーダー通知 「手配・実績登録」画面で、確定のスタッフへ一斉メールを送る際の、初期件名と初期本文を設定します。
件名の入力欄、本文の入力欄、それぞれにテンプレートとなる文章を設定します。
※実際のメール送信時は、ここで設定した内容が初期表示されますので、必要に応じて編集してから送信できます。
例）件名「○月○日　稼働のご案内」、本文「お疲れ様です。下記の通り稼働確定となりましたのでお知らせします。」など。

本文には、オーダーの開始日時・場所・集合場所などの差し込み項目を含めず、共通の挨拶文と最低限の案内に留めると、現場ごとに編集しやすくなります。
手配・実績登録

 

２．送信設定

送信するメールに必ずBCCを付ける宛先と、メール送信時にエラーが発生した場合の通知先を設定します。
送信ログを社内で残したい場合や、送信エラーを管理者が把握したい場合に活用します。

メール設定画面 - 送信設定
BCCメールアドレス 本システムから送信するすべてのメールに、BCCで自動的に追加するメールアドレスを設定します。
※全メールをBCCで受信したい場合に指定してください。
※カンマ区切りで複数指定できます。
例）社内の管理用メールアドレスを指定しておくと、スタッフや取引先に送ったメールの控えを自動で受け取れます。

BCCアドレスを設定すると、社外（取引先・スタッフ）への送信メールもすべて受信することになります。社内ルール・個人情報の取り扱いに留意して指定してください。
エラーメールアドレス メール送信時に、送信先のメールサーバーからエラーが返ってきた場合の通知先メールアドレスを設定します。
※通常は空欄にしてください。空欄の場合、エラーメールは下記「送信メールアドレス」へ送信されます。
※エラー通知を「送信メールアドレス」以外で受け取りたい場合のみ指定します。

「送信メールアドレス」と「エラーメールアドレス」が異なる場合は、送信先のメールサーバーによってはスパム扱いされる場合があります。
エラー通知を別アドレスで受け取りたい場合は、メールサーバー側で「送信メールアドレス」宛のエラーメールを転送するなどの設定をおすすめします。

 

３．送信メール(SMTP)

メール送信に使用するSMTPサーバーの接続情報を設定します。
ここで設定した送信メールアドレス・サーバー情報は、本システムから送信するすべてのメールの送信元になります。
※設定後は必ず「送信試験」で正常に送信できることを確認してください。

メール設定画面 - 送信メール(SMTP)
送信名(*) 受信側のメールソフトで、差出人名として表示される名称を入力します。
例）「株式会社○○○○」「○○イベント事務局」など、受信者が一目で送信元を把握できる名称を設定します。
送信メールアドレス(*) 本システムから送信するメールの、送信元（From）のメールアドレスを設定します。
※受信者が返信した際の宛先にもなります。
※スタッフや取引先からの返信を実際に受信できるメールアドレスを指定してください。
SMTPサーバ(*) メール送信に使用するSMTPサーバーのホスト名（FQDN）または IPアドレスを設定します。
例）契約しているメールサービス事業者から指定されたサーバー名（smtp.○○○.co.jp など）を入力します。
SMTPサーバポート(*) SMTPサーバーのポート番号を設定します。
※下記「SMTP 暗号化」の設定や、契約しているメールサービスの仕様に合わせて指定してください。
例）TLSの場合は 587、SSLの場合は 465、暗号化無しの場合は 25 を指定することが一般的です。
SMTP 暗号化

SMTPサーバーへの接続時に使用する暗号化方式を選択します。契約しているメールサービスの仕様に合わせて指定してください。

無し：暗号化を行いません。社内サーバー等で暗号化が必要ない場合に選択します。
TLS：STARTTLSによる暗号化通信を行います。一般的なメールサービスで広く採用されている方式です。
SSL：SSL/TLSによる暗号化通信を行います。

SMTP 暗号化の方式と「SMTPサーバポート」の組み合わせが正しくないと、送信ができません。契約しているメールサービスの仕様書を確認のうえ設定してください。
認証等 SMTPサーバーへの接続時に認証を行うかどうかを設定します。
チェックを入れると、下記「SMTPユーザー名」「SMTPパスワード」を使用して認証を行います。
※一般的なメールサービスでは認証が必要です。
※認証を行わない場合は、不正利用防止のため、SMTPサーバー側でIPアドレス制限などの対策が必要です。
SMTPユーザー名 SMTPサーバーの認証に使用するユーザー名を設定します。
※多くのメールサービスでは「送信メールアドレス」と同じ値、もしくはメールアドレスの@より前の部分を指定します。契約しているメールサービスの仕様書をご確認ください。
SMTPパスワード SMTPサーバーの認証に使用するパスワードを設定します。
※入力した内容は伏せ字で表示されます。

パスワードはサーバー側の管理画面（メールサービスの管理画面）で発行・管理されます。第三者に漏れないよう厳重に取り扱ってください。
送信試験 設定したSMTPサーバーの情報で、テストメールを送信できるかを確認します。
「テスト送信先Mail」欄に、自分が実際に受信できるメールアドレスを入力し、送信試験 をクリックします。
画面下の結果欄にメールサーバーへの接続結果が表示されますので、内容を確認してください。
※通常１～２秒程度で「送信成功」と表示されます。
※数秒から数十秒経っても結果が表示されない場合は、SMTPサーバー・ポート・認証の設定が正しくない可能性がありますので、再度設定を見直してください。

送信試験の結果が「送信成功」と表示されても、迷惑メールフォルダに入ってしまう場合があります。
テスト送信先で受信できているかも合わせて確認してください。

 

４．通知先管理者メールアドレス

システムが自動的に行う各種通知の宛先となる、管理者のメールアドレスを設定します。
バッチ処理の結果通知や、システム上の異常通知など、運用上の重要な通知が送信されます。

メール設定画面 - 通知先管理者メールアドレス
管理者メールアドレス 本システムから自動送信される管理者向け通知メールの宛先を設定します。
※カンマ区切りで複数指定できます。
例）バッチ処理の結果メール、システム上の警告メールなどを受信したい運用担当者のメールアドレスを指定します。

複数人で運用している場合は、運用担当全員のメールアドレスを設定しておくと、通知の見落としを防げます。
個人アドレスではなく、運用チーム用の共有メーリングリストアドレスを設定しておくと、担当者交代時の引き継ぎが楽になります。