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「労働条件書式設定」

オーダー登録画面の「労働条件書式設定」タブでは、そのオーダーで働くスタッフに交付する「労働条件通知書（労働条件書類）」の書式を、オーダーごとに設定します。
書類に印字する項目・見出し（項目名）・記載内容を、この画面で自由に組み立てます。
ここで組み立てた書式をもとに、隣の「労働条件書類作成」タブでスタッフ一人ひとりの書類を作成し、スタッフマイページへ共有します。
毎回ゼロから作らなくても、あらかじめ用意した「労働条件書式テンプレート」を呼び出して初期値をセットできるため、よく使う書式を素早く設定することができます。

 

１．労働条件書式設定の概要と全体の流れ

この画面では、労働条件通知書を「どの項目を・どんな見出しで・どんな内容で」印字するかを設定します。
設定内容は、上から順に書類のレイアウトに対応しており、大きく次の3つのまとまりで構成されています。

労働条件書式設定 - 概要と全体の流れ

タイトル部 書類の一番上に印字される、日付・タイトル・スタッフ名・雇用者（自社）情報・印鑑・序文などを設定します。
労働条件明細 契約期間・就業場所・業務内容・賃金・退職に関する事項など、契約全体に共通する労働条件を設定します。
勤務詳細 日程（シフト）ごとに繰り返し印字される、稼働日・時間・就業場所・賃金などの明細部分を設定します。
労働条件明細・勤務詳細の各項目は、共通して次の3つを設定します。
・表示：その項目を書類に印字するかどうかを切り替えます。印字が不要な項目はチェックを外しておきます。
・見出し：書類の左側に印字される項目名（見出し文）を設定します。
・内容（初期値）：書類に印字される本文を設定します。「テンプレート変数」を使うと、スタッフ・オーダー・稼働実績などの情報が書類作成時に自動で差し込まれます。

運用全体の流れは次のとおりです。

１．書式を設定 このタブで、印字する項目・見出し・内容を設定します。よく使う書式は「労働条件書式テンプレート」に登録しておき、初期値セットで呼び出すと便利です。

労働条件書式テンプレート
２．オーダーを登録 設定した内容は、オーダーを登録することで保存されます。書式はオーダーごとに保持されます。
３．書類を作成・共有 「労働条件書類作成」タブで、確定したスタッフごとに書類を作成し、スタッフマイページへ共有します。

労働条件通知書等の自動作成／スタッフ共有の運用方法
この画面で設定するのは「書式（ひな形）」です。実際にスタッフへ交付する書類は、隣の「労働条件書類作成」タブで作成します。書式を変更した後は、必ずオーダーを登録してから書類を作成してください。

 

２．書式テンプレートの初期値セット

タブの一番上で、あらかじめ登録しておいた「労働条件書式テンプレート」を選び、初期値セットをクリックすると、下の書式設定欄すべてにテンプレートの内容が一括で読み込まれます。
契約形態や案件の種類ごとに書式のひな形を用意しておくと、オーダーごとに一から入力する手間を省けます。

労働条件書式設定 - 書式テンプレートの初期値セット

書式パターンの選択 読み込むテンプレートを一覧から選択します。
テンプレートは「労働条件書式テンプレート」マスタで登録・編集できます。
例）「イベントスタッフ用」「巡回作業用」など、案件の種類ごとにテンプレートを分けて登録しておくと選びやすくなります。

労働条件書式テンプレート
初期値セット 選択したテンプレートの内容を、このオーダーの書式設定欄へ一括で読み込みます。

初期値セットを実行すると、現在このタブに入力されている内容はテンプレートの内容で上書きされます。
すでに個別に調整した内容がある場合は、その部分のコピーを取り、テンプレート上書き後、該当箇所に貼り付けるなどして調整してください。
労働条件通知書等の自動作成／スタッフ共有の運用方法
よく使う書式は「労働条件書式テンプレート」マスタに登録しておき、オーダー作成時に初期値セットで呼び出すのがおすすめです。
テンプレートを読み込んだ後、そのオーダーだけの事情に合わせて内容を微調整することもできます。

 

３．タイトル部の設定

書類の一番上（ヘッダー部分）に印字される内容を設定します。
書類の宛先や差出人（自社）、書類名などを設定する部分です。

労働条件書式設定 - タイトル部の設定

日付 書類に印字する作成日・交付日を設定します。
見出しと、日付の決め方を選択します。
稼働初日が属する月の1日：そのスタッフの稼働開始日を含む月の1日を自動で印字します。月単位でまとめて書類を交付する運用のときに便利です。
日付を直接指定：入力した日付をそのまま印字します。交付日を固定したいときに使います。
※見出しは8文字以内で設定してください。
タイトル 書類の表題を設定します。
例）労働条件通知書、就業条件明示書 など。
運用ルールに従って書類名を設定してください。
スタッフ名 書類を交付するスタッフの氏名を印字する欄です。
テンプレート変数を使うと、書類作成時に各スタッフの氏名が自動で差し込まれます。
雇用者 雇用者（自社）の会社名・所在地・代表者名などを設定します。
見出しと内容をそれぞれ設定できます。
※見出しは8文字以内で設定してください。
印鑑 雇用者の印鑑（社判）を書類に印字したい場合に、印字するよう設定します。
印字される画像は、システム設定「自社情報」の「印鑑画像」に登録された画像です。印鑑を印字する場合は、あらかじめ自社情報に印鑑画像を登録してください。

『自社情報』を設定する
序文 タイトルの下に印字する前書き（あいさつ文・書類の趣旨説明など）を設定します。
例）このたびの就業にあたり、下記のとおり労働条件を通知します。

 

４．労働条件明細の設定

契約全体に共通する労働条件を設定します。
各項目とも、書類に印字するかどうか（表示）・見出し・内容を設定します。
案件で使わない項目は表示を外し、必要な項目だけを印字するように調整してください。

労働条件書式設定 - 労働条件明細の設定

労働条件書式設定 - 労働条件明細の設定（続き）

期間の定め 契約期間の定めの有無と、期間の表し方を設定します。
あり：契約期間を定める場合に選択します。あわせて表示方法を選べます。
　・期間で表示：「○か月」「○週間」のように期間の長さで印字します。
　・日付単位で表示：「○年○月○日～○年○月○日」のように開始日・終了日で印字します。
なし：契約期間を定めない場合に選択します。
イベントや単発の派遣など期間が明確な案件では「あり（日付単位）」、継続的な巡回作業などでは運用に合わせて選択してください。
契約期間備考 契約期間に関する補足事項を設定します。
例）試用期間の有無、契約期間に関する特記事項 など。
契約更新 契約更新の有無や更新の判断基準などを設定します。
就業場所 就業場所に関する記載を設定します。
オーダー全体の就業場所や、就業場所に関する説明を印字したいときに使います。日程ごとの細かな場所は「勤務詳細」で印字できます。

『場所・持参品情報』
業務内容 従事する業務の内容を設定します。
例）イベント会場での受付・案内、店頭でのサンプリング業務 など。
現場管理者及び責任者 現場の管理者・責任者に関する記載を設定します。
賃金：基本給 基本給に関する記載を設定します。
例）日給・時給の金額や、賃金の計算方法 など。
賃金：交通費 交通費の支給に関する記載を設定します。
賃金：手当 各種手当に関する記載を設定します。
例）役職手当、深夜手当、指名手当 など。
賃金：割増率 時間外・休日・深夜労働などの割増率に関する記載を設定します。
割増率の数値や適用条件は、運用ルールに従って設定してください。
賃金：備考 賃金に関する補足事項を設定します。
賃金締切・支払 賃金の締日・支払日・支払方法に関する記載を設定します。
例）月末締め翌月○日払い、銀行振込 など。
退職に関する事項 退職・契約終了に関する記載を設定します。
相談窓口 労働条件などに関する相談窓口（担当部署・連絡先）を設定します。
福利厚生 福利厚生に関する記載を設定します。
例）社会保険の加入、各種制度の案内 など。
 
その他1～5 上記の項目に当てはまらない内容を、自由に追加で印字したいときに使う予備の欄です。
見出しと内容を自由に設定できます。案件ごとに追記したい特記事項がある場合に活用してください。
案件の種類によって必要な項目は異なります。
よく使う組み合わせは「労働条件書式テンプレート」に登録しておき、初期値セットで呼び出すと、毎回同じ項目構成をすばやく再現できます。

労働条件書式テンプレート

 

５．勤務詳細の設定

「勤務詳細」は、日程（シフト）ごとに繰り返し印字される勤務明細の部分です。
各行の内容は、そのオーダー・スタッフの手配・実績データから、書類作成時に自動的に差し込まれます。
このため、多くの項目は「表示するかどうか」と「見出し」を設定し、内容は自動で反映されます（表示例を参考にしてください）。

労働条件書式設定 - 勤務詳細の設定
勤務詳細タイトル 勤務詳細のまとまりの上に印字する見出し（表題）を設定します。
例）勤務日程の詳細は下記のとおりです。
日付・休憩など 稼働日・開始／終了時刻・休憩・勤務時間などを、1行にまとめて印字する欄です。
この欄だけは、テンプレート変数を使って表示する内容の書式を自由に組み立てられます。下に表示されている「設定例」で、標準的な組み立て方を確認できます。
設定例）$実績:稼働日(y年m月d日)$（$実績:稼働日(曜日)$）開始$実績:開始時刻$ ～終了$実績:終了時刻$ 休憩$実績:休憩(分)$分 勤務時間$実績:勤務時間$
表示例）2023年1月10日（火） 開始10:00 ～終了18:00 休憩60分 勤務時間07:00

労働条件通知書等の自動作成／スタッフ共有の運用方法
日程種別 その日程の種別を印字します。表示するかどうかと見出しを設定します。
表示例）リハーサル
就業場所名 その日程の就業場所の名称を印字します。
表示例）○○○センター
住所 その日程の就業場所の住所を印字します。
表示例）長崎県大村市○○町
職種 その日程で従事する職種を印字します。
表示例）司会
賃金：基本給 その日程の基本給を印字します。
表示例）8,000円（日給）／8,750円（時給：1,250円）
手当 その日程の手当を印字します。
表示例）遠隔地:1,000円、宿泊費:5,000円、指名1,000円
交通費 その日程の交通費を印字します。
表示例）ﾊﾞｽ・電車:A駅～B駅[往]680円
勤務詳細に印字される日程・時間・場所・賃金などは、オーダーの日程や手配・実績の内容をもとに自動で作られます。
内容が正しく印字されるよう、書類を作成する前に、オーダーの日程や手配・実績が正しく登録されているか確認してください。

 

６．テンプレート変数の使い方

画面の右側にある「テンプレート変数」は、書類の内容欄に差し込める「差し込み項目」の一覧です。
変数を入れておくと、書類作成時に各スタッフ・各オーダー・各稼働実績の実際の値へ自動で置き換わります。
例えばスタッフ名の欄に氏名の変数を入れておけば、スタッフごとに氏名が入った書類が自動で作られます。

労働条件書式設定 - テンプレート変数の使い方

変数の入れ方 内容を入力する欄をクリックして入力位置を決めた後、右側の変数一覧から入れたい変数をダブルクリックすると、その位置に変数が差し込まれます。
システム 自社情報など、システム全体で共通の情報を差し込む変数です。
自由に入力できる「フリーテキスト」「フリー件名」もこのグループから選べます。
スタッフ スタッフの氏名など、スタッフマスタの情報を差し込む変数です。

スタッフマスタ登録『基本情報』
オーダー オーダーの情報を差し込む変数です。
オーダー登録画面で設定した内容が差し込まれます。

オーダー登録『基本情報』
手配・実績 稼働日・時間など、日程ごとの手配・実績の情報を差し込む変数です。
主に「勤務詳細」の「日付・休憩など」欄で使います。
変数を使うことで、スタッフごと・日程ごとに内容が異なる書類でも、書式を1つ設定するだけで全員分の書類を自動で作成できます。
固定の文章と変数を組み合わせて、読みやすい書式を組み立ててください。

 

７．設定後の運用（労働条件書類の作成・共有）

「労働条件書式設定」で書式を整えたら、隣の「労働条件書類作成」タブでスタッフごとの書類を作成します。

労働条件書式設定 - 設定後の運用

スタッフ一覧 確定したスタッフが一覧表示されます。
一度書類を作成したスタッフは、その後「確定」状態でなくなった場合でも一覧に表示されます。
作成 選択したスタッフの労働条件書類を作成します。
作成された書類は「プレビュー」から内容を確認できます。
※オーダーの内容を変更した後は、登録してから作成してください。
共有／共有解除 作成した書類をスタッフマイページへ共有（公開）します。共有すると、スタッフは自分のマイページで書類を確認できます。
共有解除を行うと、スタッフマイページからは見えなくなります。

労働条件通知書等の自動作成／スタッフ共有の運用方法
書式を修正した場合、すでに作成済みの書類には自動では反映されません。新しい書式を反映させるには、書式を修正してオーダーを登録した後、対象スタッフの書類を作成し直してください。