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前払一括登録

前払一括登録画面では、Excelファイル（.xlsx）またはCSVファイルをアップロードして、複数スタッフの前払をまとめて登録できます。
1件ずつ前払一覧画面で入力するよりも、まとまった件数を効率的に登録したい場合に使用します。
登録には専用のテンプレートファイルを利用します。テンプレートはこの画面の一括登録テンプレート ダウンロードから取得できます。

 

１．前払一括登録画面

前払一覧画面の右上にある［前払一括登録］リンクから遷移する画面です。
支払い方法と取り込みファイルを指定して 一括登録 をクリックすると、ファイルの内容で前払が一括登録されます。

前払一括登録 - 一括登録画面

支払い方法 取り込むすべての行に共通で設定する前払方法を選択します。
「現金」「振込」など、コード名称マスタの「前払方法」で登録している値が選択肢になります。
※テンプレート1ファイルに対して1つの支払方法しか指定できません。
※異なる支払方法で登録したい場合は、ファイルを支払方法ごとに分けて、複数回に分けて取り込んでください。
※前回選択した支払方法は記憶され、次回画面を開いたときに自動的に選択されます。

コード名称マスタ
前払登録
エクセル・CSV		 取り込むファイルを選択します。
拡張子は「.xlsx」（Excelファイル）または「.csv」（CSVファイル）のいずれかが利用できます。
※それ以外の拡張子はエラーになります。
一括登録テンプレート ダウンロード 前払一括登録用のExcelテンプレートファイル（雛形）をダウンロードします。
テンプレートを編集してから 一括登録 でアップロードしてください。
 一括登録  支払い方法を指定し、取り込みファイルを選択した状態で押すと、確認ダイアログが表示されます。
「OK」で取り込み処理が始まります。
※処理中は「ただいま、前払一括登録ファイルの取込処理を実行中です。」と表示され、他の操作はできません。
 強制解除  他のユーザーが取り込み中に画面が異常終了したときなど、バッチ実行中の状態が残ってしまった場合に表示されます。
押すと取り込み中のロック状態を強制的に解除し、再度一括登録を実行できるようにします。
※通常時は表示されません。表示されている場合のみ、必要に応じて使用してください。
前払一括登録の操作権限が「更新」以上に設定されていないと、この画面は開けず、自動的に前払一覧画面へ戻ります。
権限グループの設定は「操作権限」画面で確認してください。

操作権限

 

２．テンプレートファイルの編集

テンプレートファイルには、登録に必要な項目（列）が用意されています。
1行目は項目名（タイトル行）です。2行目以降に登録したいスタッフの前払データを入力してください。
入力した行をすべて読み込み、登録処理が行われます。

前払一括登録 - テンプレートファイル

スタッフID(*) 登録対象のスタッフのIDを入力します。
スタッフマスタに登録されているスタッフIDと一致する必要があります。
※存在しないスタッフIDを入力するとエラーになります。
※半角英数で入力してください（全角は自動で半角に変換されます）。
※スタッフIDの先頭が「0」で始まる場合は、Excelで「0」が消えないよう、セルの「表示形式」を「文字列」にして入力してください。
スタッフ名 確認用の表示項目です。
登録時には使用されないため、未入力でも構いません。
スタッフIDと突合する目的で記載しておくと、テンプレート編集中の確認に便利です。
前払日(*) 前払を行った日付を入力します。
「yyyy/mm/dd」形式で入力してください。
例）2026年5月1日 → 2026/05/01
※Excelで日付として認識されると形式が崩れる場合があるため、セルの「表示形式」を「文字列」にして入力してください。
前払金額(*) 前払の金額を半角数字で入力します。
※カンマ区切り（例: 10,000）はせず、数値のみで入力してください。
※数値以外の文字が入っているとエラーになります。
テンプレートと同じレイアウトで、CSV形式（.csv）のファイルでも取り込めます。
CSVで作成する場合の注意事項：
・スタッフIDの先頭の「0」が消えないようにご注意ください。
・日付関係の列は、Excel上で「表示形式」を「文字列」のまま入力してください。
・タブ文字は自動で除去されます。

 

３．一括登録の実行

テンプレートファイルの編集が完了したら、本画面で支払い方法とファイルを指定して登録を実行します。

前払一括登録 - 実行操作

① 支払い方法を選択 登録する前払の支払方法を選択します。
ファイル内の全行に対して、ここで選んだ支払方法が一律で設定されます。
② ファイルを選択 編集したテンプレートファイル（.xlsx または .csv）を選択します。
③  一括登録 をクリック 確認ダイアログで「OK」を押すと、ファイルの読み込みと登録処理が始まります。
処理中は画面全体に処理中メッセージが表示されます。
④ 結果を確認 処理が完了すると画面が再表示され、上部に「【取込結果詳細】」エリアが表示されます。
正常終了：「前払一括登録に成功しました。（登録：○件）」と表示されます。
エラー発生：登録処理は行われず、エラーの詳細メッセージが表示されます。
登録した前払は、前払一覧画面で「前払い」区分を指定して検索すると確認できます。
取り込み後は前払一覧で実際にデータが登録されているかを確認することをおすすめします。
同じスタッフ・同じ前払日・同じ支払方法の前払が既に登録されている場合、データは差し替えられます（既存の前払行を削除して、ファイルの内容で新規登録します）。
意図せず上書きしないよう、登録前にテンプレートの内容と既存データを確認してください。
※既に給与（支払）に取り込まれた前払は上書き対象外で、エラーとして検出されます（後述）。

 

４．エラー時の確認・強制解除

取り込み時にエラーが発生した場合、エラー行・エラー内容が画面に表示され、登録処理は1件も行われません（全件キャンセル）。
表示されたメッセージを確認し、ファイルを修正して再度実行してください。

主なエラーメッセージ

取り込み時に発生する代表的なエラーです。

必要なデータが不足しています：スタッフID・前払日・前払金額のいずれかが未入力の場合に発生します。3項目とも値が必要です。
スタッフIDが存在しません：入力されたスタッフIDが、スタッフマスタに存在しない場合に発生します。スタッフIDのスペルや先頭の「0」を確認してください。
前払日の形式が不正：日付の形式が「yyyy/mm/dd」になっていない場合や、有効な日付でない場合に発生します。
前払金額が数値ではありません：前払金額の列に数値以外の文字が含まれている場合に発生します。
既に支払済みの前払いデータを更新しようとしています：登録済みの前払が既に給与で精算済み（支払IDが付与されている）の場合に発生します。給与確定後の前払は上書きできません。
エラー時の挙動 1件でもエラーがあると、ファイル内のすべての行で登録処理は行われません。
登録途中でデータが中途半端に入ることはないため、エラーメッセージを確認してファイルを修正したうえで再度実行してください。
取込結果詳細 画面下部の「取込結果詳細」エリアに、エラーの内容と該当行番号が一覧で表示されます。
※テキストとして表示されるため、コピーしてExcel側で修正対象の行を確認できます。
他のユーザーが実行中の場合 「前払一括登録は他のプロセスで実行中の為、実行しませんでした。」と表示された場合は、別のオペレーターが取り込み中です。
処理が完了するのを待ってから再度実行してください。
 強制解除  取り込み処理中にブラウザを閉じた、サーバが異常終了したなどで、ロック状態が残ってしまった場合に表示されます。
押すと取り込み中のロック状態を強制的に解除し、新しい取り込み処理を開始できるようにします。
※他のオペレーターが正常に取り込み中の可能性もあるため、押す前に他の操作者がいないか確認してください。
取り込み履歴は「バッチ管理」画面で確認できます。
誰が・いつ・何件登録したか、エラー時のメッセージも記録されます。

バッチ管理