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コール設定

モーニングコールに関する様々な設定を行うことが可能です。
コール設定画面では、モーニングコール時に流れる音声の内容や、コールを行う条件やタイミング、スタッフがモーニングコールを受話しなかった場合の緊急コール先の設定ができます。
※モーニングコールはオプション機能で、別途ご契約が必要です。

 

1.コール設定

モーニングコール機能をご利用の際の音声メッセージ・コールタイミング・コール先オペレータ・メール通知先などをまとめて設定します。
スタッフの稼働開始前に「起床確認」と「未受話時の緊急連絡」を自動で行えるため、当日連絡漏れを防ぐことができます。

コール設定 - メッセージ設定エリア

コール設定 - コール先・通知設定エリア

モーニングコール

モーニングコールのご契約状況と発信番号を表示します。

ご契約中:「ご契約中」と表示され、コール時にスタッフに通知される発信番号が表示されます。スタッフには事前に発信番号を周知しておくと、不審な番号として無視されにくくなります。
未契約:「ご利用には、オプションへのお申し込みが必要です。」と表示されます。ご利用希望の際はサポートセンターへお問い合わせください。

スタッフへの
起床メッセージ

スタッフへの起床メッセージを入力します。
ここで入力した文章が、モーニングコール受話時にスタッフへ音声で読み上げられます。

※キャリアや端末により、読み上げ文頭の数秒が再生されない場合があります。
※スタッフが受話ボタンを押してから受話態勢が整うまで数秒かかることもあります。
重要な情報(スタッフ名や次の操作案内など)は冒頭ではなく、文章の後半に配置することをおすすめします。
例)おはようございます。○○さん、今日のお仕事は△△です。
「、」や「。」で適度に間を置くことで、聞き取りやすさが向上します。

変数を利用してスタッフごとの内容に差し替えることができます。入力欄の右側に表示される「メッセージ変数」一覧から、利用したい変数(例:$スタッフ姓カナ$、$スタッフ名カナ$ など)をダブルクリックすると、入力中の位置に挿入されます。
※メッセージ変数は「$」を含めて利用してください。
起床打刻設定

「スタッフが「1#」を押したとき「起床打刻」とする」にチェックをONにすると、スタッフがモーニングコール受話中に電話機の「1#」を押したタイミングで、自動的に「起床打刻」が登録されます。

この設定をしておくことで、スタッフがモーニングコール受話後に「マイページへログイン・起床報告を登録」という操作が不要になります。
モーニングコールで起きたけれど、起床報告を忘れていて、再度モーニングコールがかかってしまうことを回避できます。

起床受話無し時の
オペレータへの
警告メッセージ

スタッフがモーニングコールを受話しなかった時に、Lv1オペレータへ再生する警告メッセージを入力します。
変数を利用することで、メッセージでスタッフの氏名や電話番号を確認できます。

例)
登録内容:スタッフが受話しませんでした。スタッフ名は、$スタッフ姓カナ$ $スタッフ名カナ$。電話番号は、$スタッフ携帯番号$です。
 ↓
読み上げ時:スタッフが受話しませんでした。スタッフ名は、ナガサキ ハナコ。電話番号は、090-****-****です。

音声でスタッフ情報を確認できるよう、ここでスタッフの氏名・携帯番号を変数で読み上げる設定にしておくと、オペレータがすぐに次の対応に移れます。
警告受話無し時の
オペレータへの
警告メッセージ

Lv1オペレータが警告コールを受話しなかった時に、Lv2オペレータへ再生する警告メッセージを入力します。
Lv1で対応できなかった場合に、Lv2オペレータが状況を把握しやすいよう、対応依頼の主旨と対象スタッフ情報を変数で含めることをおすすめします。

スタッフへのコール
設定1

1回目のモーニングコールを行うかどうかと、コールするタイミングを設定します。

スタッフへモーニングコールを行う:1回目のモーニングコールを実施したい場合に選択します。
スタッフへモーニングコールを行わない:1回目のコールを停止したい場合に選択します。

「起床予定時間の○分後にスタッフへモーニングコールする。」で、起床予定時刻からのオフセット(0〜60分)を設定します。
例)起床予定時刻が 6:00 で「0分後」に設定した場合、6:00 にコールします。
例)「5分後」に設定した場合、6:05 にコールします。

「起床時刻の登録が無い場合のみコールする。」にチェックを入れると、スタッフが既にマイページから起床報告を行っている(起床時刻が登録されている)場合は、コールをスキップします。
※起床報告済みのスタッフへの無駄なコールを防ぎたい場合にONにします。

スタッフへのコール
設定2

2回目のモーニングコールを行うかどうかと、コールするタイミングを設定します。
設定1で受話できなかったスタッフに対して念のためもう一度コールしたい場合などに利用します。

設定方法は「スタッフへのコール設定1」と同じです。
例)設定1を「起床予定時刻の0分後」、設定2を「起床予定時刻の5分後」とすると、最初のコールが受話されなかった場合に5分後にもう一度コールが行われます。

「コール設定1」と「コール設定2」の両方を「行う」に設定し、起床予定時刻からのオフセットをずらすことで、段階的にスタッフへのリマインドが可能です。
スタッフ未受話時の
コール先

スタッフがモーニングコールに出なかった場合に、代わりに連絡するオペレータを指定します。

Lv1:スタッフが電話に出なかった場合、最初に連絡するオペレータを選択します(複数選択可)。
Lv2(Lv1未達時):Lv1で選択したオペレータが全員受話できなかった場合に、続けて連絡するオペレータを選択します(複数選択可)。

※Lv1オペレータが全員未受話の場合のみ、Lv2オペレータへコールが行われます。
※オペレータの「電話番号」は、オペレータマスタで登録されている番号が使用されます。電話番号が未登録のオペレータには発信できないため、事前にオペレータマスタを整備してください。

Lv1・Lv2いずれにもチェックがない場合、スタッフが未受話のままになっても自動的なオペレータへのアラートコールは行われません。
夜間・早朝シフトの当日対応漏れを防ぐため、Lv1には必ず1名以上を選択することをおすすめします。
コール結果
メール通知先

モーニングコールの結果(未受話の発生)を、オペレータにメールでも通知する場合の設定です。
電話だけでなくメールでも履歴を残しておきたい場合や、夜勤明けのオペレータがメールで状況を確認したい場合に活用できます。

スタッフ未受話時:スタッフがモーニングコールを受話しなかった時に、選択しているオペレータへメール通知を行います。
Lv1オペレータ未受話時:Lv1のオペレータも警告コールを受話しなかった時に、選択しているオペレータへメール通知を行います。
Lv2オペレータ未受話時:Lv2のオペレータも警告コールを受話しなかった時に、選択しているオペレータへメール通知を行います。

表内の「選択」で、メール通知を受け取るオペレータを選択します(複数選択可)。
※メール送信先は、オペレータマスタで登録されている「メールアドレス」が使用されます。

「スタッフ未受話時」のみONにしておくと、最初の段階で気付けるオペレータが増え、対応が早くなります。
さらに「Lv1未受話時」もONにしておくと、対応が遅れている案件を別のオペレータが拾いやすくなります。
メッセージ変数

「スタッフへの起床メッセージ」「起床受話無し時のオペレータへの警告メッセージ」「警告受話無し時のオペレータへの警告メッセージ」の各入力欄で利用できる、スタッフ情報を音声に差し込むための変数の一覧です。

使い方:
(1)変数を挿入したい入力欄(起床メッセージなど)をクリックして、挿入位置にカーソルを置きます。
(2)画面右側の「メッセージ変数」一覧から、利用したい変数(例:$スタッフ姓カナ$)をダブルクリックします。
(3)変数がそのままの形でメッセージに挿入され、コール時にはスタッフごとの実値(姓のカナ、携帯番号など)に置き換えられて読み上げられます。

音声合成での読み上げに適したカナ変数が用意されています。漢字氏名をそのまま読み上げると意図しない読み方になる場合があるため、音声には基本的にカナの変数を使用することをおすすめします。

設定が完了したら 登録 を押して保存します。

 

2.スタッフへモーニングコールが行われる条件について

スタッフへモーニングコールが実際に発信されるためには、以下の5つの条件をすべて満たしている必要があります。
コール設定をしてもコールが行われない場合は、まず下記の条件が満たされているかをご確認ください。

 

条件1:オプション「モーニングコール」機能が有効になっている。

コール設定画面の上部に「ご契約中」と表示されていれば、モーニングコール機能が有効です。
「ご利用には、オプションへのお申し込みが必要です。」と表示されている場合は、機能が無効のためコールは行われません。

※モーニングコールはオプション機能のため、お申し込みはサポートセンターへご連絡ください。

 

条件2:コール設定画面で、「スタッフへモーニングコールを行う」が選択されている。

「スタッフへのコール設定1」「スタッフへのコール設定2」のいずれかで、「スタッフへモーニングコールを行う」が選択されている必要があります。
両方とも「スタッフへモーニングコールを行わない」に設定されている場合は、コールは行われません。

 

条件3:スタッフマスタで「携帯番号」が登録されている。

モーニングコールはスタッフの「携帯番号」宛に発信されます。
スタッフマスタの「基本情報」タブで携帯番号が未登録のスタッフには、コールは行われません。

 

条件4:(各稼働)スタッフが割り当てられていて、「確定」状態になっている。

稼働(オーダー)にスタッフが割り当てられていて、かつスタッフ確定状況が「確定」になっている必要があります。
「未確定」「キャンセル」などの状態のスタッフにはコールが行われません。

 

条件5:(各稼働)起床予定時刻が登録されている。

稼働の起床予定時刻が登録されていることが必要です。
コール設定1・設定2で指定した「起床予定時間の○分後」というタイミングは、この起床予定時刻を基準に計算されます。

※「前日確認」有りで、スタッフ自身で「起床予定時刻」を登録する方法と、手配実績画面でオペレータが「起床予定時刻」を登録する方法があります。
「起床予定時刻」は、オーダー:場所一覧の「勤務開始時刻」よりも前の時刻を登録してください。
「勤務開始時刻」よりも、あとの時間を「起床予定時刻」に指定すると、稼働前日がモーニングコール対象日となります。

 

3.スタッフがモーニングコールを受話しなかった場合に、オペレータへアラートコールを行う場合

スタッフがモーニングコールを受話しなかった場合に、指定したオペレータへ自動でアラートコールを行うことができます。
これにより、スタッフが起床できていない状況を早期にオペレータが把握し、すぐに対応を開始できます。

動作の流れ

(1)スタッフへのモーニングコール(設定1・設定2)でスタッフが受話しなかった場合、「スタッフ未受話時のコール先」のLv1に指定したオペレータへ自動でアラートコールが行われます。
(2)Lv1のオペレータも全員受話しなかった場合、Lv2に指定したオペレータへアラートコールが行われます。
(3)アラートコール時には「起床受話無し時のオペレータへの警告メッセージ」(Lv1向け)または「警告受話無し時のオペレータへの警告メッセージ」(Lv2向け)が音声で読み上げられます。
(4)「コール結果メール通知先」を設定している場合は、対応する未受話タイミングで選択中のオペレータへメール通知も行われます。

事前準備

アラートコールを行うには、以下の準備が必要です。

・「スタッフ未受話時のコール先」でLv1(必要に応じてLv2)にオペレータを選択しておく。
・選択するオペレータには、オペレータマスタで「電話番号」が登録されていること。
・「起床受話無し時のオペレータへの警告メッセージ」「警告受話無し時のオペレータへの警告メッセージ」を入力しておく。
・メール通知も行いたい場合は「コール結果メール通知先」を設定し、対象オペレータのメールアドレスをオペレータマスタに登録しておく。

結果の確認

モーニングコール・アラートコールの履歴は「通知ログ」画面から確認できます。
受話有無、レベル、入力値、発信結果など、当日の対応状況を時系列で振り返れます。

アラートコール先のオペレータ(Lv1・Lv2)が誰も選択されていない、または選択されていても電話番号が未登録の場合、スタッフ未受話時にオペレータへの自動連絡は行われません。
シフト担当者の変更があった際は、Lv1・Lv2の選択状態が現在の体制と合っているか定期的に見直すことをおすすめします。